Tipps und Tricks für Microsoft To-Do – Noch effektiver planen

Wer hier im Blog mit liesst hat sicherlich schon das eine oder andere Mal mit bekommen, dass ich für meine To-Do-Listen die eigene Microsoft To-Do App nutze.
Das hat verschiedene Gründe, vor allem aber, da sie auf allen – für mich relevanten – Systemen verwendbar ist und sich nahtlos in Office 365 integrierte. Der zweite Grund ist, vor allem weil sie so simple ist.
Hier im Beitrag möchte ich euch ein paar Tipps und Tricks für Microsoft To-Do weitergeben.

Noch effektiver planen

Obwohl das zweite mittlerweile auch nicht mehr ganz so zutrifft. Erweitert Microsoft die App doch beständig weiter. Nutzer vom ehemaligen Dienst Wunderlist wünschen sich das, denn es gibt da anscheinend ein paar Punkte die sie nach wie vor vermissen. Für mich macht es eben genau die Einfachheit aus. Eine To-Do Liste muss für mich nur ein paar kleine Funktionen bietet, für alles andere habe ich Trello.

Haptic Touch / 3D Touch im Homescreen

Eine der Funktionen die sich unter iOS leider nie so wirklicht durchgesetzt hat ist die 3D Touch. In neueren iPhones, nur noch, digital Abgebildet mit Haptic Touch.

Damit lassen sich in vielen Apps praktische Dinge erledigen. Doch auch im Homescreen hat Haptic Touch eine praktische Funktion. Dazu müsst ihr einfach auf das App-Symbol tippen und gedrückt halten. Schon klappt das Menü auf.

Das funktioniert übrigens mit einigen Apps. Versucht es doch mal mit einer eurer Lieblings-Apps. Ich mag es zum Beispiel, dass meine Kamera App dadurch direkt im Selfie-Modus starten kann.

Individualisierung mit Themes

Sobald ich die Microsoft To-Do-Liste für mehr als nur ein Themengebiet nutzt (privat, beruflich, Sport etc.) lohnt es sich schnell mal mehrere Listen an zu legen.
Unterschiedliche Themen sollte man auch unterschiedlich erkenn-bar machen. Zum einen tue ich das durch ein Kürzel, welches ich vor jedem To-Do Eintrag dazu schreibe. Beispiel gefällig?

«PN – Beitrag zu To-Do effektiv nutzen»

Mit dem «PN» am Anfang weiss ich gleich sofort in welchen Bereich die Aufgabe fällt. Zusätzlich hab ich, pro To-Do-Liste, jeweils ein Theme oder einfach eine Farbe festgelegt. Farben sind mir grundsätzlich lieber, da sie weniger ablenken als z.B. ein schöne Foto.
Das kann aber ein jeder natürlich so halten wie er möchte.

Mail markieren und automatisch in Microsoft To-Do übertragen

Eine der für mich praktischsten Funktionen ist sicherlich, das automatische Übertragen einer eMail in Microsoft To-Do. Wenn da nicht das berühmte «aber» wäre.

Die Funktion funktioniert perfekt und das von euch markierte eMail wird direkt in die To-Do App übertragen. Doch leider, hat die Funktion eine Einschränkung. Sie tut ihren Dienst einzig mit Outlook-Adressen. Ich hab meine Daten gerne bei mir und unter meiner Kontrolle.

Dennoch würde ich mich extrem freuen, wenn Microsoft die Funktion auch für alternative eMail adresse, welche ich unter der Outlook App verwalte freischalten könnte. Denn ich funktioniere sehr stark mit markierten eMails

Autovervollständigung nutzen

Im November 2019 fand endlich die natürlicher Sprache ihren Weg in die Aufgaben-App.
Das heisst, wenn ihr zum Beispiel schreibt:

«Lebensmittel Einkaufen 10:oo Uhr»

Bekommt ihr unten schon einen Vorschlag für einen Eintrag mit Erinnerung angezeigt. Das gleiche gilt auch für ein Datum oder wiederkehrende Worte, die euch unten dran vorgeschlagen bekommt.

Bedienen mit Gestensteuerung

Wie von Mail, den unzähligen Messenger Apps und ähnlichem, lässt sich auch in Microsoft To-Do mit Gesten steuern.
Von rechst nach links über einen Task streifen, so löscht ihr ein Eintrag.
Das schieben in die andere Richtung bringt euch zwei Möglichkeiten. Hinter dem blauen Bereich ist das hinzufügen zum «aktuellen Tag» und mit der orangen Fläche lässt sich der Task in andere Listen verschieben.

Dies ist der einfachsten Weg, um schnell Aufgaben los zu werden, oder in das richtige Projekt zu verschieben.

Siri Shortcuts

Die Siri Shortcuts haben es in sich. Kamen doch in den letzten Jahren immer mehr Apps und Dienste mit solchen kleinen aber feinen Funktionen ausgestattet daher. Vielfach gänzlich unter dem Radar von den meisten Nutzern.

Zu den Tipps und Tricks für Microsoft To-Do zählen hier zwei Siri-Befehle.
Einmal ist das, dass anzeigen von einer von euch gewünschten To-Do-Liste und eimal das hinzufügen von neuen Aufgaben.

Geteilte Listen

Eine Funktion, die lange gewünscht wurde und auch in den letzten Monaten erst dazu gekommen ist, ist die Möglichkeit Listen zu teilen. Dazu müsst ihr erst einmal die von euch gewählte Liste aufrufen.

Oben rechts auf den Oberkörper mit dem Plus klicken und schon könnt ihr eine andere Person einladen über den Weg den euch am liebsten ist. Das Teilen funktioniert über das iOS typische Share Sheet.

Noch mehr Tipps und Tricks für Microsoft To-Do

Gibt es von eurer Seite her noch Tipps und Tricks für die Microsoft To-Do App?
Für mich ists die App, die ich fast als letztes am Abend und fast als erste am Morgen nutze.
Vor dem Einschlafen schaue ich nach, was ich den Tag alles nicht geschafft hab und plane schon ein wenig den kommenden Tag. Die finale Planung für den kommenden Tag mach ich dann am Morgen, noch im Bett.