Aufräumen mit Hazel, nein damit meine ich nicht, dass die Ultra-sympathische Hazel Brugger mir hilft bei meinen täglichen Aufräumarbeiten. Hazel ist ein kleines, aber feines Tool, dass mir mit verschiedenen Aktionen täglich hilft geordneter durch das Leben zu gehen.
Wie genau ich das anstelle, das möchte ich euch hier im Beitrag verraten.
Für alle Windows nutzenden, hab ich auch noch eine kleine Lösung, dazu mehr, weiter unten im Beitrag.
Kleine Warnung, nutzt Hazel nicht zu intensiv
Inhaltsverzeichnis
Hazel ist eine kleine App, die sich in eurem macOS Menu einnistet und dort ganz still vor sich hinarbeitet. Die App selbst nutze ich schon seit vielen, vielen Jahren mal weniger mal wirklich intensiv und manchmal verfluche ich auch mich (nicht die Software) weil ich sie zu intensiv nutze.
Denn das wichtigste gleich vorneweg. Erstellt euch nicht zu viele Regeln, das kann schnell einmal schiefgehen, wenn ihr nicht alle bedenkt.
Zum Glück hat macOS, mit Spotlight eine gute Suchmaschine. Wie oft habe ich schon Dateien oder ganze Ordner verschwinden lassen, mit der Magie von Hazel. Denn solche Regeln können sich schnell einmal überschneiden und dann kann das Chaos beginnen.
Wie funktioniert Hazel?
Grundlegend legt ihr in Hazel Regeln an, die zu einem bestimmten Zeitpunkt, mit einem vorab definierten Trigger oder auch manuell gestartet werden. Mithilfe der Regeln könnt ihr deutlich effizienter arbeiten.
Um nur ein paar wenige Punkte zu nennen, Hazel kann euch den Desktop aufräumen, Hazel kann euch den Download Ordner automatisiert leeren, oder die darin befindlichen Dateien strukturiert in unterschiedlichen Ordnern, Laufwerken oder gar auf eurem NAS ablegen. Dazu aber ein anderes Mal mehr dazu.
Hazel kann aber noch mehr, ihr könnt damit Dokumente umbenennen lassen und auch das automatisiert.
Einmal in der Woche bestimmte Ordner leeren oder die darin befindlichen Dateien verschieben. Auch kleine Backup-Aufgaben können damit erledigt werden.
Digitales Aufräumen mit Hazel
Kommen wir zurück zur initialen Idee, wie Hazel mir beim Aufräumen hilft. Das schöne, oder auch lästige, die Regeln werden sich mit der Zeit ändern. Diese Aufgabe hier ist mein aktuelles Vorgehen, das ich seit knapp etwas über einem Jahr so erledige. Früher hatte ich dafür andere Routinen.
Was macht Hazel für mich?
Ganz kurz erklärt, wie aufräumen mit Hazel für mich funktioniert: Jedes Mal, wenn ich das Büro verlasse, «reinige» ich meinen Computer. Das heisst, die Dateien und Ordner des Download-Ordners, vom Desktop und auch noch zwei, drei andere Ordner auf dem System und einem externen Laufwerk werden (durch mich angetriggert) automatisch auf meine SSD T7 verschoben.
Daheim, auf dem Sofa, am heimischen Schreibtisch oder auch am Küchentisch sortiere ich die Dateien dann sorgfältig aus und verschiebe sie dahin, wo sie hingehören.
Wie setze ich die Hazel Regel um?
Das schöne, die Regeln sind sehr einfach gehalten, da ich rigoros alles, was sich in den Ordnern befindet, rüber auf meinen Speicher verschiebe.
Download-Ordern leeren
In der Hazel App müsst ihr erst einmal den Ordner oder das Verzeichnis in dem die Regel angewendet wird hinzufügen. Das passiert einfach in dem ihr oben links auf das Icon mit dem Ordner und dem kleinen Plus drückt. In meinem Fall habe ich hier den Download Ordner ausgewählt.
Grundlegend funktioniert Hazel-Regeln immer nach der «if-then»-Regel. Oben definiert ihr erst was gegeben sein muss «if» und unten was dann passieren soll «then».
Da ich schon vorab mit anderen Regeln gewisse wichtige Dateien weg-säubere, kann ich in diesem Fall getrost «Any File» also alle Dateien und / oder Ordner auswählen.
Diese lass ich dann mit «move» in einen von mir definierten Ordner «in Folder» kopieren.
Schreibtisch säubern
Genau gleich handhabe ich diese beim Desktop. Ich weiss, Apple Schreibtische (die digitalen) dürfen chaotisch sein und sind es meist auch. Das war bei mir auch viele Jahre so. Doch ich mochte das nie wirklich.
Nachdem ich den Ordner «Schreibtisch» gewählt hab, gehe ich hier genauso wie oben vor.
Grundlegend funktioniert Hazel-Regeln immer nach der «if-then»-Regel. Oben definiert ihr erst was gegeben sein muss «if» und unten was dann passieren soll «then».
Da ich schon vorab mit anderen Regeln gewisse wichtige Dateien weg-säubere, kann ich in diesem Fall getrost «Any File» also alle Dateien und / oder Ordner auswählen.
Diese lass ich dann mit «move» in einen von mir definierten Ordner «in Folder» kopieren.
Was passiert danach?
Daheim setzte ich mich überwiegend abends auf dem Sofa mit meinem iPad Air hin. Daran stöpsel ich dann meine Samsung SSD T7.
In der Apple Dateien App sortiere ich erst einmal das unwichtige aus. Anschliessend werden die heruntergeladenen Bilder umbenannt und in Apple Fotos oder auf mein NAS kopiert. Auch die über den Tag gesammelten PDFs werden nach dem umbenennen in meine ownCloud verschoben.
Im Idealfall habe ich so, vor dem Schlafen gehen, ein leeres Verzeichnis auf meiner externen Speicherplatte. Oder räume am Folgetag den Rest noch weg. Zukünftig möchte ich mir einen deutlich grösseren USB-Stick für den Schlüsselbund zulegen, auf dem ich die Hazel-Regel anwenden möchte. Dann bin ich damit noch mobiler unterwegs.
Fazit Aufräumen mit Hazel
Wie einleitend beschrieben, nutze ich Hazel schon seit vielen, vielen Jahren und ich möchte die App auch nicht mehr vermissen. Einiges davon hätte ich auch mit Apple Automotor, oder seit Kurzem auch mit der Apple Kurzbefehle App abwickeln können. Doch ich mag die schlanken und einfachen Abläufe bei Hazel.
Doch denkt bitte auch daran, wenn ihr die Hazel Regeln manuell ausführt, dann solltet ihr diese anschliessend wieder stoppen. Hier wäre cool, hätte man in Hazel noch einen weiteren Punkt, «Hazel Regel stoppen», mit dabei, um diesen im Anschluss an die Regel zu platzieren.
Wenn ihr nicht täglich euren externen Speicher aufräumt, kann es sich auch lohnen, die jeweiligen Daten jeweils in einen Unter-Ordner zu kopieren. So, dass ihr jeweils die Daten schön strukturiert habt.
Solltet ihr einen 9-to-5-Job haben, dann könnt ihr diese Regeln natürlich auch zeitlich gesteuert anlegen. Würde ich jeden Tag zur gleichen Zeit aus dem Büro gehen, hätte ich das auch so geregelt. Da meine Zeiten an keinem Tag gleich sind, habe ich den Manuellen-Auslöser gewählt. Daran muss man natürlich auch erst einmal denken.
Das hier war eine wirklich sehr einfache Regel, mit Hazel könnt ihr aber auch wirklich verrückte Sachen anstellen. Aber hier verweise ich gerne nochmals auf den Anfang von meinem Artikel: seid vorsichtig mit zu vielen Automationen.
Tipp für alle Windows Nutzenden
Wie mir der Yves, unten in den Kommentaren, mitgeteilt hat, wäre der File Juggler eine Möglichkeit ähnliches unter Windows zu machen. Die Software habe ich schon länger auf meiner To-do-Liste. Ich hoffe, bald einmal dazuzukommen, diese auch fleissig zu testen für euch.
Besten Dank Yves für die Rückmeldung.
Ich hör gerade die Windows User nach einer Hazel für Windows schreien. Die gibts schon, macht in etwa das Gleiche wie Hazel, heisst aber File Juggler. Ich habe mir damit ein ähnliches System gebaut, um die Daten zwischen Büro und Zuhause zu synchronisieren. Bei mir gehts aber über OneDrive mit einem Mutterschiff in der Cloud. Ich habe auf jedem Rechner lokal ein Verzeichnis mit Unterverzeichnissen „Desktop Sortierung“. Diese lokalen Verzeichnisse werden mit dem Mutterverzeichnis in der Wolke abgeglichen. Dazu sichere ich die Verzeichnisse, für die Fälle von wolkenlosem Wetter im Netz, noch auf externe HDs, die ich aber nicht hin und her trage.
Herzlichen Dank @Yves für deinen Einwurf. Das ist korrekt viele Jahre haben Windows Nutzer geschrien und ich habe auch viele Apps in der Richtung getestet, hatte aber nie DAS eine gefunden. Den File Juggler habe ich schon länger auf dem Radar und wollte ich immer schon einmal ausprobieren. Besten Dank für deinen Einwurf.
Und ja, ich bin der grösste Fan der Cloud und nutze fremde Clouds wie OneDrive und Dropbox, aber vor allem auch meiner «eigenen» https://pokipsie.ch/owncld. Doch beim Aufräumen setzte ich bewusst auf die Lösung der SSD/dem USB-Stick. Weil ich damit bewusst mit den täglich anfallenden Daten umgehe.
Klingt vielleicht doch, aber ich habe über viele, viele Jahre viel zu viel gehortet und gespeichert.Ich habe alle paar Monate den Schreibtisch und weitere Verzeichnisse grob aufgeräumt und den Rest dann immer in einen Unterordner, mit Datum versehen ableget auf irgendeiner Cloud oder meinem NAS.
Dem wollte ich entgegenwirken, weshalb ich täglich alles auf eine SSD speicher, die sowieso immer in meinem Rucksack ist und im Büro am Mac hängt. Und diese räum ich regelmässig (im Idealfall täglich) auf dem Sofa, am Tisch oder im Bett dann auch wieder aus und sortiere das Meiste in den Papierkorb.
Das tut meiner digitalen ich sehr gut 🙂
Aber ich hab es mir notiert, dass ich an dem Beitrag noch 2 – 3 Punkte ergänzen werde, merci hierfür