Das papierlose Büro – meine Erfahrungen

Seit einem Jahr bin ich nun fleissiger Nutzer des ScanSnap iX500 und bin richtig happy mit dem Dokuementen Scanner.

Solltet ihr zu denjenigen gehören, welche die drei Podcast Folgen zum «papierlosen Büro» noch nicht gehört haben; hier kommt ihr zum ersten, zweiten sowie den dritten Teil in dem der unter anderem auch der Bernd, bekannt vom Rosenblut Blog seine Tipps wiedergeben hat.

Wichtiger Hinweis, lest euch auch das letzte Kapitel zum Thema Backup durch, denn beim papierlosen Büro ist das extrem wichtig!

Das papierlose Büro – meine Erfahrungen

Nun möchte ich meine Erfahrungen im fleissigen Gebrauch mit dem iX500 erläutern und ein wenig erzählen wie der geniale Scanner von Fujitsu mein Büro-Leben verändert hat.
Vom papierlosen Büro träume ich schon lange. Lebe es selber auch schon seit einigen Jahren, mehr schlecht als recht. Vor allem weil die von mir bis dahin eingesetzte Hardware nicht die optimalste war.

Sicherlich habe ich mit dem HP OfficeJet Pro 8600 ein tolles Multifunktions-Gerät bei mir im Einsatz. Da ich aber fast nicht mehr drucke und das Scannen von mehreren Blättern nicht immer ganz so funktioniert wie ich es wollte, staubt das grosse Ding vor sich hin. Dazu kam, dass er in meinem Büro auch immer weiter nach hinten rutschte und sich aktuell am anderen Ende vom Büro befindet.

Meine Anforderungen

Zuerst einmal ein paar Worte warum ich mich überhaupt für das papierlose Büro entschieden hab.

• Bei mir zu Hause ist alles auf digital ausgelegt, die Gadgets, die Cloud. Ich schätze die Bequemlichkeit Einfachheit beim suchen nach Dokumenten.
• Dazu kommt dass ich gerne noch ein paar Bäume meinen Kindern weitergeben möchte und somit zumindest einen kleinen Anteil leisten kann.
• Ich möchte meine Dokumente rechtsicher und digital ablegen, was aber auch heisst, dass ich diese in Papierform aufbewahre in meinem Fall für 10 Jahre.
• Digital weil es einfach weniger Platz braucht und sicher ist (nochmaliger Hinweis zum letzten Kapitel «Backup»).
• Am liebsten wäre mir eine Plattformunabhängige Lösung aber nicht in der Cloud irgendwo in den Staaten, das war der Schwierigste Part an der Geschichte.

Mein Weg wie ich es umsetzte

Zu beginn des Jahres habe ich mich entschieden los zu lassen und eine neue Strategie zu fahren.
Neu unterscheide ich zwischen zwei Dokumententypen:

• Wichtige Unterlagen, die gescannt und gleich auch digital durchsuchbar gemacht werden (OCR-Scan). Diese wie oben schon angesprochen behalte ich auch und lege sie physisch in einem Ordner ab. Das gilt zum Beispiel bei Urkunden, Verträgen, Versicherungsdokumente, Anwaltskorrespondenz etc.
• Alles andere wie Rechnungen, Briefverkehr mit Firmen etc. werden gescannt und digital durchsuchbar gemacht anschliessend vernichtet.

Für alle wichtigen Unterlagen habe ich mir angewöhnt diese vor dem Scan zu markieren. Da habe ich verschiedene Szenarien durchprobiert mich aber schlussendlich für eine Fortlaufenden Nummerierung entschieden.
Heisst ich beschrifte die Blätter jeweils rechts oben mit einer fortlaufend steigenden Nummer. Dies hat den grossen Vorteil, wenn ich ein Dokument in Papierform benötige suche ich es erst digital auf dem Computer/Tablet oder Smartphone anschliessend weiss ich die Nummer und finde die sofort im Entsprechenden Ordner. Ein hoch auf die OCR-Erkennung.

Früher habe ich die ganze Korrespondenz nach Firma/Themen in verschiedenen Ordner abgelegt und hatte somit 1.5 Billy Gestelle der IKEA gefüllt mit Ordner die jeweils nur zu einem fünftel oder auch zur Hälfte gefüllt waren. Jetzt habe ich nur noch genauso viele Ordner im Gestell wie ich Papier habe.

Für alle unter euch, die es noch bequemer mögen, mit einem Paginierstempel geht das Nummerieren noch einfacher. Steht auch schon auf meiner Wunschliste bei Amazon, wird eines meiner nächsten Anschaffungen sein.

Die Unterlagen der zweiten Kategorie müssen natürlich nicht gestempelt werden, da nach der Vernichtung keine Verbindung mehr zum physischen Exemplar besteht.

Wichtig beim papierlosen Büro ist natürlich – wenn möglich – alle Korrespondenz digital zu führen. Hierbei bieten Banken wie auch Telekommunikationsanbieter etc. euch an die Auszüge und Rechnungen euch direkt in digitaler Form zur Verfügung zu stellen.
Es bietet sich an, diese anschliessend durch ein OCR-Scan zu senden, damit ihr die Dateien später auch wieder richtig findet.

Die Hardware – Fujitsu ScanSnap iX500

Mit dem ScanSnap iX500 hat sich bei mir im Büro vieles geändert, vor allem aber auch die Freude am scannen.
Der Scanner steht prominent auf der rechten Seite meines Schreibtisches und kann immer gleich in Betrieb genommen werden, wenn ich schnell mal was in digital haben möchte.
Die Bauweise ist kompakt und wenn er nicht gebraucht wird, lässt er sich schnell und einfach zusammenklappen. Somit bleibt auch der Staub besser fern vom Einzugsschacht und somit den Innereien vom Scanner. Einen Ausführlichen Testbericht zum Fujitsu ScanSnap iX500 findet ihr auf meinem GadgetPlaza Blog.

Angeschlossen wird der iX500 wahlweise via WLAN oder über den USB-Port.
Für letzteres habe ich mich unter anderem auch Dank des langen, beigelegten USB-Kabels entschieden. Da meine USB Ports meist belegt sind, hab ich ihn über meinen USB Hub am Mac mini verbunden.
Für meine mobilen Devices hab ich auch die WLAN-Schnittstelle aktiviert, denn das Scannen direkt aufs Smartphone/Tablet ist extrem praktisch – mehr dazu unten im Kapitel «mobiles Scannen».
Der Unterschied vom scannen via USB und dem über WLAN ist klein, und im durchschnittlichen Gebrauch auch nicht merkbar.
Praktisch im Office-Bereich aber auch zu Hause, ist natürlich der Schalter für das aktivieren und/oder deaktivieren vom WLAN direkt am Gerät.

Scannen ganz einfach

Für das Scannen nutzte ich zu Beginn die ScanSnap eigene Software. Diese erlaubt es einem einfach und schnell Dokumente zu scannen und anschliessend in nach Wunsche abzulegen.
Hier habt ihr die Wahl zwischen dem speichern in einem Ordner, irgendwo im Netzwerk zum Beispiel auf einem NAS System das versenden direkt per Mail oder das hochladen auf Evernote.

Ich sicher die Dokumente jeweils auf eine externe Festplatte direkt am Mac selber.
Nach dem Scannen schau ich mir die Dokumente erst mal schnell in der Vorschau App an, man weiss ja nie. Anschliessend wird der Name vergeben. Seit beginn des Jahres und dem Nummerieren der Dokumente habe ich mich bei der Namenvergabe auch etwas angepasst. Hatte ich früher neben dem Eingangsdatum, der Kategorie (z.B. Versicherung) und einem kurzen Titel auch noch dem Dokument eine Nummer vergeben.

Neu benenn ich das Dokument nur noch nach Datum (YY/MM) und der vergebenen Nummer (Paginierung). Dies gilt für die Dokumente der ersten Kategorie. Somit finde ich auch ohne die OCR-Nutzung schnell und einfach das richtige Dokument wenn ich die Nummer der Papierausgabe habe.
Bei den Dokumenten welche ich anschliessend vernichte setzte ich nach wie vor auf ein Datum (YY/MM) und einer Kategorie (zum Beispiel: Privat, KrankenKasse, Versicherung etc.).

Dokumentenverwaltung

Lange war ich auf der Suche nach der Idealen Software um meine Dokumente zu archivieren.
Hauptsächlich nutze ich bis zu meinem Windows 8 Experiment fast ausschließlich OS X als Betriebssystem. Da ich mir – so wie es ausschaut – mit Windows 10 immer mehr eine Parallel-Welt aufbauen werde, musste es natürlich eine Lösung sein die universal einsetzbar ist.

Da ich meine Dokumente bereits beim Scan mit OCR-Erkennung durchlaufen lass, braucht die Software welche ich einsetzte diese Fähigkeit nicht.

Hier kommt das grosse Problem, denn das Systemübergreifende ist fast ein Ding der Unmöglichkeit. Deshalb hab ich mich dazu entschieden, meine Dokumente auf einem NAS System in einer Ordnerstruktur abzulegen.
Auch hier habe ich mich entschlossen, ab Anfang 2015 eine schlankere Struktur zu fahren. Ich lasse die ganzen Unterordner weg und habe nur noch einen Ordner für das jeweilige Jahr in dem sich dann die ganzen Dokumente befinden.

Natürlich hätte ich auch ganz einfach auf Evernote setzen können, ein Dienst den ich über Jahre für meine Datensammelwut genutzt habe. Da die ganzen Dokumenten anschliessend aber auf einem mir unbekannten Server, irgendwo auf der Welt liegen hab ich mich dagegen entschieden. Evernote wäre cool, aber privater Briefverkehr, Rechnungen und Verträge gehören meiner Meinung nach nicht dahin. Das kann natürlich ein jeder so halten wie er möchte.

iDocument Plus auf OS X

Lange habe ich verschiedene Apps ausprobiert die es für den OS X gibt, schlussendlich bin ich bei iDocument Plus gelandet.

[appbox appstore appid 781235463]

Die App gibt es auch in einer kostenlosen Version, wenn ihr mal reinschnuppern möchtet. Bei dem Preis welche die App kostest sicherlich kein falscher Weg sich die App vorher mal anzuschauen. Wenn es das ist was ihr sucht – und das ist bei mir der Fall – dann ist die App echt genial.

[appbox appstore appid 416984482]

iDocument bietet einige Vorteile welche ich so bei anderen Apps nicht gefunden hab. Dazu gehört vor allem, dass die App meine Dateistruktur auf dem NAS System nicht angreift und/oder verändert. Somit hab ich schon mal ein erstes Backup meiner Daten.

Mir war vor allem die optische Aufbereitung sehr wichtig, da ich bei allem digitalem ein sehr visueller Mensch bin. In der App selber habt ihr einen Überblick all eure Dokumenten. Diese lassen sich nach Titel, Grösse, Art und Ort sortieren.
Wenn ihr möchtet, könnt ihr die einzelnen Dateien mit Etiketten versehen.

«Hierzu ein kleiner Tipp wenn ihr die Funktion nutzen möchtet beginnt gleich zum Start damit, überlegt euch eine gute Struktur, und seid konsequent beim Hinzufügen von neuen Dokumenten. Sonnst gibt es immer wiedermal eine Nachtschicht die ihr einlegen dürft für die Dokumentenpflege.
Wenn ihr bei Büro-Arbeit auch zu denjenigen gehört, die schnell mal der Prokrastination verfallen, dann ist der Tipp sehr hilfreich.»

Ihr habt auch die Wahl, Zusammenstellungen zu erstellen. Dabei könnt ihr Dokumente in Unter-Ordner ablegen und habt somit Visuell eine gute Übersicht.

Auf Windows?

Noch schwieriger habe ich mich bei Suche nach einer Windows Software getan. Als erstes versuchte ich mich mit OneNote, da ist aber das gleiche, die Dateien gehen in die Cloud über.

Als Tipp via Social Media hab ich verschiedene erhalten die ich aktuell noch am ausprobieren bin. Sobald ich da etwas passendes habe, werde ich den Beitrag hier ergänzen.

Vielleicht habt auch ihr einen Tipp? Dann bitte ab in die Kommentare.

Mobiles Scannen

Der Titel dürfte etwas verwirrend sein, damit meine ich nicht das scannen unterwegs mit dem iX500. Ich spreche vom schnellen Übertragen der gescannten Blättern auf euer mobiles Gerät.
Der Mac an dem der iX500 angeschlossen ist, läuft nicht permanent. Es ist ein älteres Modell und verrichtet genau die Arbeit für die er gebraucht wird, in der restlichen Zeit darf er sich ausruhen, er hat seinen Ruhestand verdient.

Wenn dann mal ein Schreiben oder ein Zettel aus dem Kindergarten/der Schule meiner Mädels eintrifft welchen auch meine Frau betrifft, wird dieser natürlich gleich gescannt.

Dazu muss der Mac nicht extra eingeschaltet werden. Auf dem Smartphone oder Tablet startet ihr die ScanSnap App

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[appbox googleplay com.fujitsu.pfu.ScanSnapConnectApplication]

Legt das Blatt oder die Blätter ein und drückt den wahlweise den Physischen Knopf auf dem iX500 oder die mit Scan beschriftetet Fläche auf eurem Gadget. Gleich zieht es das oder die Papiere ein und das Resultat landet blitzschnell auf eurem Device in Form eines PDFs. Einer der Gründe warum ich den iX500 so faszinierend finde.

Von da aus könnt ihr die Datei dann weiter versenden via Mail, Message oder auch in die Cloud eurer Wahl verschieben.

Backup

Ich «predige» es immer wieder, Backup ist extrem wichtig und wer kein solches erstellt ist selber schuld.

Briefe wir Korrespondenz und Rechnungen die noch per Papier bei uns ins Haus flattern werden einmal die Woche geöffnet und finden sich gleich auf der Ablage zum Scannen wieder.
Mein Ziel, zu beginn vom aktuellen Jahr war es, einmal die Woche zu scannen und die nachfolgenden Arbeiten jeweils gleich anschließend zu machen. Mittlerweile habe ich es geschafft, dass ich einmal die Woche scanne (am Fixen Tag dafür versuch ich mich noch) und anschliessend wird auch gleich die Nachbearbeitung gemacht.
Dies vor allem, da ich ja die Dokumente der zweiten Kategorie anschliessend zur Vernichtung frei gebe.

Dann gehen die ganzen Dokumente zuerst in die iDocuments Plus auf dem Mac und später dann in die Windows App, zum Schluss kopiere ich sie noch auf mein NAS System. Somit hätte ich schon einmal ein dreifaches Backup.
Am NAS selber hängt eine externe Festplatte, welche mir einmal in der Woche von den geänderten Daten ein Backup macht.
Zusätzlich wird bei mir der Mac stündlich mit TimeMachine gesichert und einmal im Monat mach ich noch ein Backup der Wichtigsten Daten, welche anschliessend im Bank-Tresor landen – Stichwort Offsite Backup. 

Natürlich müsst ihr nicht so häufig eure Daten Backupen, ich bin etwas Backup-Bekloppt, das hat aber auch seine Gründe und wer mich kennt weiss dass mir das Thema wichtig ist.
Dennoch mindestens eine zweite Kopie eurer Daten solltet ihr schon anlegen. Ein Rechner kann so schnell seinen Geist aufgeben, sei dies durch euer Verschulden oder durch die Hardware selber.

Denkt dran: RAID ist kein Backup!!

Natürlich funktioniert das ganze auch mit anderen Scannern, vielleicht nicht ganz so einfach so schnell und so gut. Hier gilt abzuwägen wieviel man den Scanner braucht und was für Verwendungszwecke ansonsten noch anstehen. Fujitsu hat auch noch andere, kleinere und günstigere Scanner im Angebot.
Wer einmal mit einem ScanSnap iX500 gearbeitet hat, möchte nichts anderes mehr – Ausser vielleicht irgendwann mal ein nachfolge Modell.

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