Was muss eine To-Do Liste können? Das ist ein sehr wichtiger Punkt, den man für sich selber erst mal klären muss, bevor man sich auf die Suche nach dem für einen passenden App/Dienstleitung macht. Denn je nachdem wie ihr die Listen brauchen sie gewisse Funktionen oder eben nicht.
Da ich fast alles in meinem Leben über Trello organisiere, benötige ich die meisten Funktionen auf deren Plattform und kann mich bei einer To-Do-App auf das wesentliche beschränken. Hier vielleicht gleich einleitend einen Tipp, für den Fall dass ihr euch noch nie wirklich mit einer To-Do Liste auseinander gesetzt habt: Beginnt mit einer einfachen To-Do-Liste und schaut euch später, wenn ihr die To-Do's und dessen Umgang im Griff habt, nach Apps/Diensten mit weiteren Funktionen um. Es bringt euch überhaupt nicht wenn ihr alle möglichen Features habt, ihr aber niemals dazu kommt einzelne Punkte von der Liste ab zu arbeiten.
Microsoft To-Do
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Somit ist für einen Anfang ist To-Do-Listen die Microsoft App sicherlich kein verkehrter Einstieg.
Wie führt man überhaupt eine To-Do-Liste. Das wichtigste ist sicherlich einmal dass man sich alle seine offenen Punkte die man zu erledigen hat zu Papier in die App bekommt. Einfach einmal das Hirn leeren, die ganzen Fresszettel und Postit-Zettelchen auf dem Schreibtisch notieren und erst wenn ihr alles drin habt könnt ihr mit weiteren Schritten beginnen. Wichtig ist beim erfassen der einzelnen Punkte, dass ihr das ganze einfach nur stichwortartig erfasst. Das überlegen in welches Aufgabengebiet dass dieser Punkt gehör oder gar was für eine Priorität dieser geniessen soll, das gehört später erledigt.
Somit könnt ihr, nachdem ihr euch mit eurem Microsoft Account in der App angemeldet habt, als erstes gleich mal im Beriech To-Do alles erfassen wie oben beschrieben. Dazu einfach unten auf «+ Aufgabe hinzufügen» tippen, die Stichworte erfassen und zum nächsten Punkt gehen. Das ganze funktioniert am Computer aber auch in der App ganz einfach und schnell.
Wenn ihr so weit seid, überlegt ihr euch erst mal welche Bereiche ihr mit der To-Do-Liste überhaupt abdecken möchtet.
- Beruf
- Privat
- Verein
- Sport
- etc.
Dann tippt ihr oben links auf die drei waagerechten Striche und kommt ins Menü. Da, ganz unten tippt ihr auf «Neue Liste» und fügt für jeden oben gesammelten Bereich eine Liste hinzu.
Für den nächsten Schritt setzt ihr euch am besten an einen Computer oder Ultrabook. Jetzt wechselt ihr wieder in den Beriech «To-Do» und packt die einzelnen – vorher notierten – ToDo-Punkte und schiebt sie mit der Maus in den entsprechenden Bereich. Sobald der Eingang (To-Do) leer ist, geht es darum die einzelnen Punkte pro Bereich zu priorisieren, planen oder weiter aus zu schmücken.
Über die Einstellungen der einzelnen Bereiche (oben rechts die drei Punkte) könnt ihr die jeweiligen Gebiete auch optisch von einander unterscheiden. Hier habt ihr unterschiedlich farbige Banner und Symbol-Farben zur verfügung. Sowie auch eine jeweils leicht angepasste Struktur dessen. Seit dem neusten Update könnt ihr euch jetzt auch unter die Arme greifen lassen beim Sortieren der Punkte. Nach Alphabet, Fälligkeit, Erstellungsdatum und erledigten Karten steht euch da zur Wahl. Je nachdem auch ganz wichtig, bereits erledigte Punkte könnt ihr automatisiert ausblenden lassen.
Neu dazu gekommen ist auch noch die Funktion von wiederkehrenden Aufabgen. Wenn ihr zum Beispiel jeden Freitag Abend «To-Do-Liste ausmisten» auf eurer Liste habt, könnt ihr diese Karte jetzt einfach und schnell automatisiert zu einem speziellen Zeitpunkt einpflegen lassen. Das erspart euch viel zusätzliche Arbeit und ich denke da werden noch weitere interessante Möglichkeiten folgen.
Einzelne To-Do Einträge
Zum einen habt ihr die Möglichkeit unterschritte hin zu zu fügen. Heisst, wenn eine Aufgabe aus mehreren Prozessen besteht, könnt ihr diese mit Hilfe einer Schritt-für-Schritt-Aufteilung untergliedern. Diese lassen sich später dann auch Punkt für Punkt abarbeiten.
Als nächstes kommt die Dringlichkeit. Wenn etwas sehr wichtig ist, könnt ihr es mit einem Tipp auf «Zu «Mein Tag» hinzufügen» direkt in die To-Do-Liste für den aktuellen Tag befördern. Alternativ sehen euch eine Erinnerung:
- Später am Tag
- Morgen
- Nächste Woche
- oder Datum und Uhrzeit auswählen
zur Verfügung. Auch lässt sich zusätzlich ein Fälligkeitsdatum definieren.
Zu guter letzt findet ihr auch noch einen Platz für Notizen die ihr dieser Aufgabe hinterlegen möchtet.
Der tägliche Ablauf
Der Vorgang oben beschreibt die ersten Schritte in der App oder generell die ersten Versuche mit einer To-Do-Liste. Nun gehts zur täglichen Anwendung.
Das wichtigste: während eines Arbeitstages erfasst ihr immer wieder neue Punkte im Bereich «To-Do». Am Abend, kurz vor Feierabend oder auch mal zwischendurch könnt ihr die einzelnen Punkte in die dafür zuständigen Bereich verschieben und weitere Priorisierungen vornehmen. In welchen Rhythmen ihr das tut müsst ihr selber raus finden. Dabei wichtig ist, dass ihr das regelmässig und zuverlässig macht. Denn eine gute To-Do-Liste ist nur so gut wie man sie selber pflegt.
Ich hab für mich den folgenden Weg gefunden. Am morgen wenn ich erwache ist etwas vom ersten was ich mache, den Bereich «Mein Tag» zu checken. Das tolle daran nach Mitternacht wird diese Liste komplett «gelöscht» und auf null gesetzt. Heisst für euch ihr startet einen neuen Tag auch mit leerem Kopf und müsst euch nicht ewigs mit den nicht erledigten Punkten der letzten Tagen/Wochen herumschlagen. Das ist sehr befreiend.
Eine weitere praktische Funktion ist, dass ihr durch einen Klick auf das entsprechende Feld einfach und schnell die Punkte vom gestrigen Tag angezeigt bekommt sowie intelligente Vorschläge was ihr heute noch erledigen könnt. Durch ein tippen auf das «+» Symbol davor habt ihr die Einzelnen Aufgaben auch schnell wieder in eurem aktuellen Bereich zum abarbeiten.
Von Zeit zu Zeit geh ich auch in die einzelnen Bereiche und verschiebe alte Karten in den aktuellen Tag oder lösche sie gleich. So hab ich mit der Zeit nicht total überlaufene Listen und passiert ist dennoch nichts.
Fazit
Für all die jenigen unter euch, die schon seit Jahren mit Wunderlist – einer ToDo-App die Microsoft vor Jahren gekauft hat – operieren ist To-Do natürlich ein Rückschritt. Denn diverse Funktionen sind in der neuen App nicht drin und/oder werden nur zögerlich nach gereicht. Wenn man es aber wie ich schlicht und effektiv mag, dann ist man bei der To-DO-App von Microsoft sicherlich auf dem richtigen Weg.
Mit der Teilen Funktion ist zumindest ein neues grosses Feature dazu gekommen. Heisst ab sofort könnt ih in der Familie, im Verein oder wo auch immer Listen und Aufgaben teilen und gemeinsam erledigen.
Das schlimmste an der App ist eindeutig deren Name. Denn ausser auf iOS habe ich beim Suchen der App immer meine liebe Mühe. Wenn ich nach «ToDo» unter iOS suche bekomme ich auch die Microsoft To-Do App zu Gesicht bei Android und noch viel schlimmer bei der Windows 10 Suche bekomm ich nur etwas und das ist gar nichts. Ich muss unbedingt «To-Do» mit einem Bindestrich schreiben.
Was mir auch noch fehlt – Dankeschön Mike – sind Notifications bei Änderungen in geteilten Listen. Genauso natürlich eine native macOS Version der App. Sicherlich kann ich das ganze am Mac auch sehr gut im Browser machen, doch ich würde eine App definitiv bevorzugen.
Für mich, der gerne auch iOS, macOS und Windows 10 unterwegs ist und beim Smarpthone auch sehr gerne immer wieder einer meiner Androiden hervorkramt. Für den ist es wichtig, dass es auf allen Plattformen einen einfachen und möglichst gleich ausschauenden «Look and Feel» bietet. Genau das finde ich bei der Lösung aus dem Hause Microsoft. Denn für jegliche Plattform (ausser der oben erwähnten macOS) gibt es eine native App zum kostenlosen Download.
//Update ein weiterer Punkt der mir fehlt, ist die Integration in den Microsoft eigenen Launcher. Einen Testbericht zum Launcher findet ihr hier im Blog zum nachlesen.
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Grundsätzlich gefällt mir To Do. Solange es aber MS nicht schafft, To Do anstelle von Wunderlist in den MS Launcher zu integrieren, sehe ich keinen besonderen Nutzen darin und bleibe bei Wunderlist.
Lege einmal eine Aufgabe mit Unteraufgaben und mit einer wöchentlichen Wiederholung an.
Also zum Beispiel Unteraufgaben
-Januar
-Februar
-März
.
.
.
Dann hake nach der ersten Erinnerung zum Beispiel den Januar als erledigt ab.
Dann wird die Do It App korrekterweise für die Folgewoche die nächste Erinnerung für die Unteraufgabe „Februar“ anlegen, ABER: mit der neuen angelegten Wiederholung wird dir Unteraufgabe „Januar“ die ich ja eigentlich abgehakt hatte wieder als unerledigt angezeigt!
Und das macht die App für mich unbrauchbar!
Außerdem finde ich die Funktion „mein Tag“ irgendwie sinnfrei, ich kann damit nichts anfangen und das stört mich in der App eher nur…
Ansonsten wäre das für mich eine tolle App!
Einen wunderschönen guten Morgen Steve. Besten Dank für dein Feedback. Das ist natürlich ein sehr unschönes Verhalten der App, oder besser gesagt der Funktion. Hast du dies Micorosft selber schon gemeldet? Die sind immer froh über solche Feedback.
Da ich selber die App nicht für solche Funktionen nutze, sondern wirklich nur für die Grundlegenden Möglichkeiten ist mir das bis jetzt nicht aufgefallen.
Geplant wird bei mir in Trello, da auch mit Unterpunkten in Form von sogenannten «Checklisten». Wenn ich etwas in To-Do von Micorosft eintrage sind es nur spontane schnelle Ideen oder Dinge die ich zu erledige haben.
Ich gebe dabei folgendermassen vor: Am Abend zum Abschluss, gehe ich in die App und sammle die spontanen Ideen ein, diese werden gleich erledigt (wenn möglich) oder in meine ganzen Trello Boards übertragen. Wenn es dafür kein Grund gibt wandern sie in die dafür bestimmten Projekt-Ordner die ich bei To-Do angelegt hab. Wenn der «Eingang» dann leer ist, schau ich durch die ganzen Tasks durch. Diejenigen, welche ich plane am nächsten Morgen zu erledigen markiere ich mit «Mein Tag» und habe die dann am morgen gleich als erstes im Blickfeld. So sehe ich täglich was ich zu erledigen haben.
Da kommt es eben auch oft vor dass ich statt etwas rein zu schreiben auch einfach wichtige Trello Karten als link da rein poste und somit am kommenden Tag einfach mit einem Klick bei Trello lande wo alles genau beschrieben ist und/oder ich eine Versioniereung der ganzen Aufgaben habe.
Du sieht für mich ist – wie oben auch beschrieben – eine ToDo App wichtig für die tägliche Planung aber ich nutze nur die Grundfunktionen. Für alles andere habe ich Trello 🙂
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