Notion Mail wird eingestellt: das musst du bis 21. September retten

Ich bin ja froh, dass wir Notion-Mail in unserem Top macOS Mail-App Beitrag nicht empfohlen haben. Das erinnert mich gerade daran, der Beitrag dürfte mal wieder ein Update erfahren. Gleich mal auf ToDoist hinterlegen. Notion macht seinen Mail-Client dicht. Am 22. September 2026 wird die Notion Mail Inbox abgeschaltet, für Web, Desktop und iOS, und für alle Tarife gleichermassen. Wer die App nutzt, hat also noch gut einen Monat Zeit.

Die gute Nachricht zuerst: Deine Mails sind nicht in Gefahr. Notion Mail hat immer in beide Richtungen mit Gmail synchronisiert, jede Mail, die du empfangen oder geschickt hast, liegt also ohnehin in deinem Gmail-Postfach. Da ändert sich am 22. September gar nichts. Die schlechte Nachricht: Ein paar Dinge existieren nur in Notion Mail. Und die sind am 23. September endgültig weg, wenn du sie nicht vorher rausholst.

Hier im Blog findest du einen Artikel mit tollen Mail-Apps für dein macOS.

Die Fristen auf einen Blick

Was du bis am 21. September exportieren musst

Notion nennt vier Dinge, die ausschliesslich in Notion Mail liegen und die du selber sichern musst:

• Entwürfe. Angefangene Mails, die du nie abgeschickt hast. Die musst du nach Gmail übertragen.
• Geplante Mails. Alles, was du zeitversetzt senden wolltest. Ebenfalls nach Gmail übertragen. Achtung, das ist der Punkt, der Leuten am ehesten auf die Füsse fällt, weil man geplante Mails typischerweise vergisst.
• Snippets. Deine Textbausteine. Die musst du als Inhalt exportieren, damit du sie woanders wieder einsetzen kannst.
• Auto-Label-Anweisungen. Die Regeln, nach denen Notion Mail deine Post automatisch beschriftet hat. Auch die lassen sich exportieren.

Der Export läuft direkt in der App oder im Browser und ist seit dem 25. Juni freigeschaltet.

Was sich gar nicht retten lässt

Bei drei Dingen hilft auch der Export nichts, weil es dafür in Gmail schlicht keine Entsprechung gibt:

• Deine Inbox-Struktur. Die eigenen Ansichten und Sortierungen, also genau das, was Notion Mail von Gmail unterschieden hat, lassen sich nicht übertragen. Wenn du dir dort ein System aufgebaut hast, baust du es woanders neu.
• Dateien an Snippets. Hattest du an einen Textbaustein eine Datei angehängt, musst du die von Hand herunterladen. Du findest sie in Notion Mail unter Einstellungen → Snippets. Der reine Snippet-Export nimmt sie nicht mit.
• Erinnerungen an Mails. Alles, was du dir auf eine Mail gesetzt hast, verschwindet.

Mein Tipp: Mach dir vorher einen Screenshot deiner Ansichten und deiner Label-Regeln, bevor du irgendetwas exportierst. Das klingt banal, aber ein Bild von deinem alten Aufbau ist beim Neuaufbau mehr wert als jede Exportdatei.

Schritt für Schritt: so machst du es

1. Notion Mail öffnen und dir zwei ruhige Minuten nehmen. Am Handy ist das keine Freude, mach es am Rechner.
2. Entwürfe durchgehen und alles, was du noch brauchst, nach Gmail übertragen. Was du nicht brauchst, kannst du getrost liegen lassen.
3. Geplante Mails prüfen. Das ist der wichtigste Punkt. Wenn du eine Mail auf den 25. September terminiert hast, wird sie schlicht nie rausgehen.
4. Snippets exportieren und die angehängten Dateien separat herunterladen. Der Weg dorthin: Einstellungen → Snippets.
5. Auto-Label-Anweisungen exportieren. Am besten speicherst du sie direkt auf eine Notion-Seite, dann hast du sie später griffbereit.
6. Screenshots von deinen eigenen Ansichten und Filtern machen.
7. Neuen Client einrichten und die Sachen dort wieder aufbauen. Dazu weiter unten mehr.

Warum stellt Notion das überhaupt ein?

Und jetzt wird es interessant, denn die Begründung ist ungewöhnlich ehrlich.

Notion Mail ist im April 2025 gestartet und wird im September 2026 abgeschaltet. Macht 17 Monate. Das Produkt ist dabei nicht an mangelndem Interesse gescheitert, sondern daran, dass die Leute es benutzt haben, ohne es zu benutzen. Laut Notion hat mehr als die Hälfte der Nutzerinnen und Nutzer ihre Mails verwaltet, ohne das Postfach jemals zu öffnen. Sie haben die Arbeit einfach an Notions KI-Agenten übergeben.

Also zieht Notion die Konsequenz und setzt voll auf den Agenten-Weg statt auf die Oberfläche. Was übrigens bedeutet, dass Teile davon bleiben: Der Gmail AI Connector funktioniert weiter, Mail-Blöcke auf deinen Notion-Seiten bleiben bestehen, und Agenten mit Gmail-Zugriff können weiterhin Mails lesen, schreiben und verschicken. Nur die Inbox als Ort, an den du hingehst, verschwindet.

Ein Detail noch für alle, die Mails in Notion-Datenbanken synchronisiert haben: Diese Datenbanken und deine gefilterten Ansichten bleiben erhalten, und die bereits synchronisierten Mails kannst du weiterhin ansehen. Ab dem 22. September kommt aber nichts Neues mehr rein. Die Ansichten frieren also ein.

Meine Einordnung

Ich hänge hier ehrlich gesagt an einem Gedanken fest. Notion begründet die Abschaltung damit, dass Leute ihr Postfach nicht mehr selber öffnen. Das ist erst mal eine nüchterne Produktentscheidung, aber es ist auch eine ziemliche Ansage darüber, wo das Ganze hinläuft.

Ein Postfach ist ja nicht nur eine Liste von Aufgaben. Es ist auch der Ort, an dem du mitbekommst, was du sonst nicht mitbekommen hättest. Die Mail, die nicht wichtig aussah und es dann doch war. Wenn das eine Maschine für dich vorsortiert und du nur noch die Zusammenfassung liest, dann funktioniert das wunderbar, bis es einmal nicht funktioniert.

Ich sage nicht, dass das falsch ist. Ich sage nur: Es ist eine Entscheidung, und du solltest sie bewusst treffen und nicht, weil ein Hersteller sie dir abnimmt.

Dazu kommt das Muster, das ich seit Jahren beobachte. Newton ist zweimal gestorben, Astro wurde gekauft und eingestellt, Dispatch ist verschwunden. Mail-Clients von grossen Plattformanbietern haben eine unangenehme Eigenschaft: Sie sind selten das Kerngeschäft. Und was nicht das Kerngeschäft ist, wird irgendwann abgeschaltet.

Und jetzt? Diese Alternativen gibt es

Notion Mail war ein reiner Gmail-Client, deshalb ist die Auswahl an sinnvollem Ersatz überschaubar, aber gut.

• Mimestream ist die naheliegendste Wahl, wenn du einen Mac hast. Die App spricht direkt mit der Gmail-API, deine Labels bleiben Labels, deine Filter greifen weiter. Kostet 49.99 USD im Jahr, 14 Tage kostenlos testen.
• Gmail im Browser klingt langweilig, ist aber für viele die ehrlichste Antwort. Alles, was Notion Mail konnte, ausser den eigenen Ansichten, kann Gmail auch, du musst dich nur wieder daran gewöhnen.
• Apple Mail reicht, wenn du dein Gmail-Konto einfach nur abrufen willst. Seit macOS Sequoia sortiert Mail selber in Kategorien und fasst lange Nachrichten zusammen.
• Spark oder Canary Mail, wenn du neben Gmail noch andere Konten hast und Snooze, Textbausteine und smarte Sortierung an einem Ort willst.

Welche davon zu dir passt, habe ich mir in der grossen Übersicht der besten E-Mail Apps für macOS im Detail angeschaut, inklusive Preisen und der Frage, wo deine Zugangsdaten eigentlich landen.

Fazit zum Ende von Notion Mail

Wenn du Notion Mail nutzt, mach dir jetzt einen Termin im Kalender, am besten auf nächstes Wochenende. Eine halbe Stunde reicht: geplante Mails prüfen, Entwürfe und Snippets sichern, Screenshots machen, neuen Client aufsetzen. Wer bis zum 21. September wartet, macht es garantiert hektisch. Und wer noch überlegt, welchen Mail-Client er als Nächstes nimmt: Frag dich zuerst, ob der Anbieter damit sein Geld verdient. Notion Mail war gratis dabei. Genau solche Produkte werden zuerst abgeschaltet.

Hier im Blog findest du einen Artikel mit tollen Mail-Apps für dein macOS.

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