In der heutigen Zeit kommt immer mehr digitales auf uns zu. Heute ist es noch das Smartphone und die Smartwatch, aber ein ein paar Jahren kommen auch Kühlschränke, Waschmaschinen und andere Dinge im täglichen Haushalt dazu, die immer intelligenter werden.
Im Vergleich zu der Zeit, wo ich noch ein Kind war, hat sich auch viel getan in puncto Freizeitgestaltung. Heute können die Kleinen und auch Grossen zu viel so vieles tun, es sind kaum Grenzen gesetzt.

Natürlich interessiert uns im Anschluss wie ihr das macht? Eure Tipps gerne direkt unten in die Kommentare.

Familienmanagement

Wenn mehrere Menschen in einem Haushalt zusammen kommen, braucht es immer Regeln. Dies ist bei einer WG genauso, wie bei einer Familie. Das Ganze kann man schön wie früher in analoger Form mit einer Papier-Agenda und einem Whiteboard / einer Magnetwand oder ähnlichem machen oder eben – wie wir es schon seit Jahren machen – in digitaler Form.

Der Grund, warum wir auf die digitale Ebene gekommen sind, ist ganz einfach. Termine in einem offline Kalender sind von aussen schwer einzusehen. Briefe, die von Schule / Kindergarten kommen, liegen meist nicht da, wo man sie gerade schnell benötigt. Einkaufslisten sind meist nicht up to date, da man sie oft nicht bei der Hand hat, wenn einem gerade Ideen kommen etc.

Wie organisiert man im digitalen Zeitalter eine Familie?

An dem Beitrag arbeite ich schon länger und habe ihn immer wieder vor mir hergeschoben. In der stressigen Zeit kurz vor Weihnachten finde ich aber, passt der Beitrag um so mehr.
Hier im Blog Post möchte ich euch unseren Weg aufzeigen. Ganz wichtige Vorabinfo: Für uns funktioniert er so. Es kann sicherlich nicht für euch alle passen, doch vielleicht kann der eine oder andere den einen oder anderen Ansatz irgendwie gebrauchen und ihn in seinen eigenen Workflow einbinden.

Kalender

Beim Kalender haben wir uns vor vielen Jahren für die Apple eigene Lösung entschieden. Da unsere beiden Haupt-Smartphones und Rechner mit dem Betriebssystem aus Cupertino laufen, ist dies natürlich der einfachste Weg.

Das schöne an digitalen Kalendern ist, dass ausgemachte Termine einfach und schnell verschoben werden können. Ohne gross den Radiergummi zu zücken und das ganze mühsam wieder neu einzutragen. Auch könnt ihr die einzelnen Personen- dank verschiedenen Kategorien –  unterschiedlich farblich hinterlegen.

Wir haben somit auch schon sehr früh begonnen, mehrere Unter-Kalender (Kategorien) einzuführen. Erstmal hat eine jede Person im Haushalt ihren eigenen Kalender. Dazu kommen gemeinsame «Kinder»-Kalender und einen gemeinsamen für uns Eltern. Zusätzlich habe ich für meine Blogs noch einzelne Kalender erstellt und genauso für den #GeekTalk Podcast.

Dadurch können wir schon auf den ersten Blick – dank der farblichen Unterscheidung – sehen, wer an welchem Tag Termine hat. Einzelne Kalender lassen sich auch gezielt aus- oder einblenden. Dank neuer Möglichkeiten, wie zum Beispiel den Anfahrtsweg in einen Termin mit einzuberechnen, hat man auch gleich den gesamten Aufwand eines solchen im Griff.
Es lohnt sich übrigens auch, bei jedem einzelnen Termin (und sei es auch nur der Besuch bei einer Kollegin) die genaue Adresse zu hinterlegen. Denn dann informiert Siri auch ganz brav vor einem Termin, wenn man losfahren sollte – zum Beispiel wenn es aktuell gerade Stau auf der Hinfahrt hat.

Sobald weitere Personen an Terminen beteiligt sind – wie die anstehenden Weihnachtsessen – kann man die Personen gleich auch mit einbinden und deren eMail Adresse hinterlegen. Sofern diese Personen auch digitale Kalender führen, haben sie den Termin gleich erfasst; aber noch wichtiger: sie können zu- oder absagen.

Für uns der aktuell beste Weg unsere ganzen Termine miteinander abzustimmen und gleich auch immer live mitzubekommen, wenn sich etwas ändert.

Was jetzt noch fehlt, ist ein grosser Monitor / Tablet im Küchen / Wohnbereich oder auch im Eingangsbereich, in dem man schnell und einfach – und vor allem übersichtlich – die ganze Woche anschauen kann. Das gleiche gilt auch für den Punkt «ToDo», zu dem ich jetzt komme.

ToDo = Trello

Schon seit meinem 19. Lebensjahr setzte ich mich intensiv mit ToDo-Listen und Möglichkeiten in diesem Bereich auseinander. Gefühlt habe ich auch jede dazu passende App, jeden Dienst und auch schon zahlreiche analoge Möglichkeiten durchgetestet. Auch hab ich mich stark mit dem Thema GTD (Getting Things Done) auseinander gesetzt, auf deren Prinzip ja viele der ToDo-Listen-Dienste basieren.

Vor einigen Jahren habe ich hierfür Trello entdeckt. Kurzweilig auch wieder mal über den Haufen geworfen und mich mit anderen Wegen beschäftigt – aber vor ca. 1.5 Jahren bin ich wieder fix zu Trello zurückgekehrt.

Gleich vorneweg: Ich habe mich zu Beginn sehr gegen Trello gesträubt, das liegt aber vor allem an dem Umstand, dass die Software unglaublich hässlich daher kommt. Gut, in den letzten 12 Monaten hat sich dahingehend doch etwas getan. Oder ich habe mich mittlerweile wahrscheinlich auch einfach ganz gut daran gewöhnt.

Trello könnt ihr euch so ein bisschen wie eine grosses Whiteboard vorstellen. An dieser kleben viele kleine Zettelchen mit einzelnen Aufgaben darauf. Diese wanden Schritt für Schritt von links nach rechts, bis sie irgendwann erledigt sind und archiviert werden im Papierkorb verschwinden.

Wie ihr ein solches Trello Board aufstellt, ist euch überlassen. Wenn Interesse daran besteht, kann ich mal in einem separaten Blog Post etwas dazu schreiben.

Trello ist extrem mächtig. Vor allem, wenn es in Teams genutzt wird. Die einzelnen Karten werden bei uns den betreffenden Familienmitgliedern zugeordnet. Mithilfe der Labels kann man den Themenbereich eingrenzen, es lassen sich Fristen setzten und, ganz wichtig, es lassen sich Checklisten erstellen. Schon alleine damit lässt sich extrem viel anstellen. Auch grossartig:  Die ganzen Karten können gefiltert werden, sodass ihr nur die Punkte zu Gesicht bekommt, welche aktuell für euch wichtig sind.

Hinzu kommt, dass auf jeder Aufgabe Karte via Kommentarfunktion unten dran die Möglichkeit besteht, sich mit den anderen Beteiligten auszutauschen und / oder einzelne Schritte zu dokumentieren.
Gerade aktuell planen wir damit die komplette Weihnachtszeit. Begonnnen bei den einzelnen Geschenken von den Kleinen für Gotti / Götti (Pate/Patin) etc. bis hin zum Weihnachtsessen und der Liste, wer noch eingeladen werden muss etc.

Einkaufen

Einkaufszettel nutzen wir schon lange nicht mehr. Begonnen haben wir damals auf unseren ersten iPhones, welche wir direkt aus den Staaten importiert haben, eine Notiz anzulegen welche dann synchronisiert wurde. Später kamen die verschiedensten Apps dazu, die wir ausprobiert haben. Doch glücklich wurden wir leider nirgends. Bis dann die Schweizer App «Bring» das Licht der Welt erblickte. Nach ein paar Abstechern und ganz vielen Updates sind wir dann dauerhaft dabei geblieben. Sehr praktisch an der Stelle ist natürlich der Apple Watch Support, womit das Einkaufen noch einfacher ist.

Hier würde ich mir noch eine Siri Integration wünschen, mit der ich ein neues Produkt auch gleich ohne händische Bedienung eintragen könnte. Das vor allem dann, wenn mir zum Beispiel während des Kochens etwas ausgeht und ich es notieren möchte.

Auch sehr praktisch sind die verschiedenen Listen, welche man anlegen kann. Eine für den Coop, eine für die Migros, IKEA etc..

Unterlagen

Woche für Woche bringt unsere Grosse aus der Schule – und die Kleine aus dem Kindergarten – einige Blätter mit nach Hause. Darauf sind jeweils Terminverschiebungen oder auch neue Termine vermerkt. Dazu kommen die ganzen Informationen rund um den Schul-/Kindergarten-Alltag. Diese landen bei uns immer an einem zentralen Punkt im Eingangsbereich.
Bis meine Frau diese sieht, kann es doch vorkommen, dass der eine oder andere Tag verstreicht. Somit haben wir uns entschlossen, die Blätter bei Ankunft immer gleich in den Scanner zu legen – das erinnert mich gerade daran, dass ich mir ja mal den kleinen Bruder vom ix500 anschauen wollte.

Nach dem Digitalisieren landet das Blatt, in Form eines durchsuchbaren PDFs, gleich in einer Karte auf unserem Familien-Trello Board. Dateien wie die Telefonliste oder der Stundenplan verweilen da natürlich über eine längere Zeit, bei einmaligen Ankündigungen meist nur so lange, bis das Event durch ist und dann gehts ab ins Archiv.

Somit haben wir auch alle wichtigen Informationen gleich immer zentral abgelegt und von überall und in jeglicher Lebenssituation dank der Cloud darauf Zugriff .

Meine Frau tut sich – wie auch ich damals beim Start von Trello – auch heute teilweise noch etwas schwerer damit, doch das Ganze geht nach und nach in einen guten Workflow über.

Fazit

Natürlich müsst ihr aufpassen, dass ihr euch damit nicht über-organisiert. Das kann schnell passieren und schlussendlich das Ganze auch schnell wieder im Keim ersticken – beziehungsweise genau das Gegenteil eintreffen.
Sicherlich nutze ich auch heute noch immer wieder mal temporär einen oder mehrere Zettelchen.
Auch haben wir an unserer Haustür eine Wandtafel (Aufklebevariante) angebracht, auf der wir gewisse Dinge notieren und wo der Stundenplan, die Telefonliste etc. hängen.

Doch im Grossen und Ganzen wird in unsere Familie alles digital erfasst. Das Ganze ist auch schon bei den Kleinen angekommen. Kaum werden wir für einen Termin angefragt, heisst es: «Mama, check mal kurz den Kalender» oder «Bitte in Trello eintragen, damit wir es nicht vergessen».

Etwas aber gleich vorneweg: Denkt immer an eure Backups und sichert eure Daten. Denn wenn ein solcher digitaler Kalender / Lösungen mal weg sind, ist sehr viel weg. Auch kann ich euch jetzt schon garantieren, es wird Stolpersteine geben. Es kann auch hier passieren, dass sich Termine überschneiden oder das Dinge untergehen. Wichtig ist wie überall im Leben: Lernt von den Fehlern und, wenn möglich, begeht sie kein zweites Mal.

Wie managt ihr eure Familien? Analog oder auch digital? Wenn digital – mit welchen Tools?

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